In der Kürze liegt die Erfahrung!

Ablauf der ERP Implementierungszeit nachhaltig verkürzen – Tipps aus 15 Jahren Erfahrung

Erstellt von Florian am 30.09.2021
Die Dauer von Implementierungsprojekten einer ERP-Software können durchaus sehr unterschiedlich ausfallen.
Wir zeigen Ihnen wo die größten Fallstricke liegen und wie Sie diese umgehen.


Vorbereitung und Planung sind das halbe Geschäft. Von der Planung über den Erwerb bis zur vollständigen Nutzung können je nach Umfang zwischen 4 und 8 Monate vergehen. Fangen Sie unbedingt bei ihnen im Unternehmen mit der nicht zu sparsamen Ressourcen- & Kostenplanung an. Anschließend definieren Sie was ihr neues ERP-System für Features haben soll. Gehen Sie bei den Schritten wie folgt vor:



1. Projektmitarbeiter festlegen

Bestimmen Sie einen internen Projektverantwortlichen der als Ansprechpartner für die Geschäftsführung, den späteren Softwareanbieter und dem internen Projektteam agiert. Und da wären wir auch schon bei der Überleitung. Stellen Sie ein Projektteam, aus Personen die später direkt mit der neuen ERP-Software arbeiten, zusammen. Eine gute Mischung aus Leitenden Angestellten, mit betriebswirtschaftlichen Kenntnissen, und Nutzern, mit praktischen Erfahrungen, werden ihnen helfen alle wichtigen Punkte zu beachten und fördern die spätere Akzeptanz der Software im Unternehmen. Aufgabe des Projektteams wird im ersten Schritt sein die Grundangaben rund ums Unternehmen festzuhalten wie:

  • In welchem Marktumfeld arbeiten wir
  • Aktuelle und spätere gesetzliche Anforderungen
  • Welche Produkte/Dienstleistungen bieten wir jetzt und in Zukunft an


2. Kosten planen & definieren in Bezug auf die zur Verfüg stehende Zeit

Haben Sie alle Grundangaben, planen Sie die finanziellen und zeitlichen Ressourcen.


wn-hub Tipp: lesen Sie hierzu unseren Artikel Was kostet ein ERP-System? Diese Kosten müssen Sie im Blick haben!


3. Auf der Grundlage der Kosten werden die wichtigsten Bestandteile der neuen ERP-Software festgeschrieben

Viele Wünsche fallen schon weg und müssen, wohl meistens für einen Kompromiss, zwischen den Abteilungen weichen. Haben Sie keine Angst davor, dieses Szenario findet so in den meisten Unternehmen statt.

wn:hub Tipp: Für den Kosten- und ERP-Bestandsteilabgleich setzten viele Unternehmen auf Branchen gleiche ERP-Software, dies hat zum Vorteil, dass bestimmte Branchen-Features schon vorhanden sind und nicht extra für Sie programmiert werden müssen. Des Weiteren bieten Cloud-ERP-Lösungen einen entscheidenden Vorteil, um die internen Ressourcen zu schonen. Beide Tipps wirken sich positiv auf die Verkürzung der Implementierungsdauer aus.

Herzlichen Glückwunsch. Jetzt haben Sie Ihr Lastenheft definiert. Dies ist ein entscheidender Schritt, denn durch die richtige Planung lässt nicht nur die Dauer, sondern auch die Projektkosten erheblich reduzieren. Nachträgliche Änderungen wirken sich, wie im oberen Text öfter angedeutet, meistens finanziell negativ aus.


ERP-Softwareanbieter finden

Mit Ihren klaren Vorstellungen zum neuen ERP-System gehen Sie nun auf Anbieter suche. Sie können das Internet nach passenden Softwarepartnern durchsuchen oder sich durch Empfehlungen von ihrem Bekanntenkreis inspirieren lassen. Finden Sie nicht von alleine die Software, die Ihnen gefällt, kann ein externer Berater Ihnen dort unter die Arme greifen. Aber Achtung: Die Beraterkosten müssen in die Projektkosten mit einberechnet werden.
Mit einem Branchen-ERP-Softwareanbieter sparen Sie massiv Zeit. Dieser weiß aus seiner Erfahrung um die Belange der Branche und hat meistens schon Ihre spezielle Lösung in seinem Portfolio.



Abgleich mit Pflichtenheft des Softwarepartners

Sie haben den Anbieter ausgewählt und ihm Ihr Lastenheft übergeben. Jetzt ist Ihr neuer Softwarepartner am Zug. Dieser Übernimmt für Sie die Integration des neuen Systems. An diesem Punkt haben Sie nicht viel Einfluss auf den Faktor Zeit, jedoch können Sie Ihrem eine zeitliche Vorgabe geben denn, je länger die Implementierung dauert, desto ineffizienter wird das Projekt.



Die Umsetzung der Implementierung:

Freude, Schrei, Party – das System steht – mit der Auswahl der folgende drei Möglichkeiten können Sie Ihre ERP-Software im Unternehmen starten.


1. Big Bang

Bei der Big Bang Implementierung wird zu Ihrem vorher bestimmten Tag x die alte gegen die neue ERP-Software ersetzt. Es gibt kein entweder oder, nur ein jetzt muss es klappen. In Fachkreisen nennen wir dies die Holzhammermethode. Möchten Sie eine deutlich reduzierte Implementierungszeit, sollten Sie sich für dieses Modell entscheiden oder Sie wählen eine der beiden anderen, etwas sanfteren Implementierungsarten.



2. Parallelbetrieb

Das Pendant zur Big Bang Methode ist der Parallelbetrieb. Hierbei nutzen Sie beide ERP-Systeme für einen gewissen Zeitraum parallel nebeneinander. Wie auch bei der Big Band Methode wird die alte Software nach einem festgelegten Tag x abgeschaltet, aber die Übergangszeit ist deutlich angenehmer.



3. Schrittweise Einführung

Meint entweder, dass einzelne Personen oder einzelne Bereiche zuerst mit dem ERP-System arbeiten. Diese Personen und Bereiche machen ihre Erfahrungen und geben anschließend ihr Wissen an die anderen Bereiche, sobald diese für die Software freigeschaltet sind, weiter. Je nach Ihrem Implementierungswunsch und der zur Verfügung stehenden Implementierungszeit lassen sich so gerne mal drei bis sechs Monate Zeit einsparen.





Fazit:

Wir hoffen wir konnten Ihnen zeigen, dass sich mit einer guten Planung viel Zeit sparen lässt. Mithilfe dieses Artikels haben wir Ihnen, aus unserer Sicht, die wichtigsten Punkte dargelegt damit eine ERP-Software-Implementierung nicht nur gut geplant, sondern auch deutlich verkürzt werden kann.